Где на письме ставится отметка о получении

Содержание
  1. Как отправлять письма юридически правильно
  2. Для чего это важно?
  3. Все письма отправляемые почтой России можно разделить на следующие категории:
  4. Простое письмо
  5. Заказное письмо
  6. Что происходит когда вы отправляете заказное письмо с уведомлением ответчику?
  7. Что происходит когда вы отправляете заказное письмо без уведомления?
  8. Ценное письмо
  9. Ценное письмо с уведомлением
  10. Ценное письмо с уведомлениеми описью
  11. Как описывать документ в описи:
  12. Как правильно ставить отметку о принятии письма
  13. Отметка о получении письма
  14. Как правильно зарегистрировать входящий документ?
  15. Регистрация входящих документов
  16. Отметки на документе
  17. Некоторые секреты входящих документов
  18. Как вручить претензию?
  19. Отметка о принятии документа образец. Добиваемся подтверждения факта получения документа
  20. Обязательные реквизиты расписки
  21. Как правильно написать расписку
  22. Некоторые важные моменты
  23. Отметка о получении документа на нем самом
  24. Как должно быть?
  25. Где на письме ставится отметка о получении
  26. Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
  27. Если письмо направляется нескольким адресатам, отметки о получении адресатами письма должны быть проставлены на одном нашем экземпляре? Как быть, если сотрудники возвращают несколько экземпляров одного и того же исходящего письма с проставленными на них о
  28. Отметка на входящем письме
  29. Отметка о получении или в получении
  30. Сопроводительное письмо к документам
  31. Регистрация входящих документов
  32. Как документы поступают в организацию
  33. Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз
  34. Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален
  35. Процесс регистрации
  36. Новый ГОСТ по оформлению документов | Контур.Закупки
  37. Изменение в электронных документах
  38. Отметка об электронной подписи
  39. Правила применение отметки
  40. Как поставить отметку
  41. Заверение копий
  42. Прежде чем приступить к регистрации документов
  43. Как зарегистрировать входящие документы

Как отправлять письма юридически правильно

Где на письме ставится отметка о получении

Многие люди пользуясь услугами почты России, отправляют юридически значимые письма некорректно, что в последствии приводит их к негативным юридическим последствиям.

В этой статье вы узнаете, как юридически грамотно отправлять письма, чтобы закон был всегда на вашей стороне.

Для чего это важно?

– Для отправки писем в разные органы государственной власти, ГИБДД, СУД и так далее.

В виду недавних изменений в ГПК, по новому порядку, истец подавая исковое заявление, должен самостоятельно отправлять копии искового заявления другим лицам участвующим в деле ( например ответчику), а в суд он должен будет предоставить доказательства отправки и получения ответчиком этих документов.

Все письма отправляемые почтой России можно разделить на следующие категории:

  • Простое письмо;
  • Заказное письмо (без уведомления, с уведомлением);
  • Ценное письмо ( без уведомление и описи, с уведомлением, с описью, с уведомлением и описью.

Простое письмо

Простое письмо – это обычное письмо, которое почтальон бросит в ящик адресату. Трек номера нет, письмо не отлеживается, нет уведомления о получении.

Заказное письмо

Такое же как и простое письмо, за исключение возможности отслеживания. Имеет трек номер, соответственно письмо отслеживается. Бывает с уведомлением о получении и без уведомления. Соответственно отправляя письмо с уведомлением вы получаете уведомление о получении адресатом, без уведомления не получаете уведомление.

Что происходит когда вы отправляете заказное письмо с уведомлением ответчику?

В таком случае вы сможете доказать в суде, что отправляли письмо по указанному адресу, возможно даже у вас будет документ подтверждающий, что адресат получил ваше письмо (но так бывает не всегда, возможно адресат откажется от подписи или уведомление не придёт).

При таком способе отправки есть некоторые нюансы. Этот способ, даже при наличии уведомления о получении адресатом, не подтверждает тот факт, что адресат получил письмо, в котором находится ваше отправление.

Адресат (ответчик) может заявить в суде, что он действительно получил письмо, но в нём не было того документа на который вы ссылаетесь.

В этой ситуации вы никак не докажете, что ваш адресат получил документ который вы отправляли.

Что происходит когда вы отправляете заказное письмо без уведомления?

При таком способе отправки вы даже не сможете подтвердить факт того, что ответчик получил ваше письмо, не говоря уже о содержимом.

Ценное письмо

Ценное письмо – это письмо с трек номером и с объявленной ценностью. Соотвественно это письмо отслеживается по трек номеру. В случае его потери почта обязана вернуть вам сумму на которую вы оценили данное письмо.

Используя этот способ отправки вы также не сможете подтвердить факт получения адресатом вашего письма.

Ценное письмо с уведомлением

Отправляя письмо данным способом вы получите уведомление если адресат согласится принять ваше письмо, а также получите возможность получение возврата сумму указанной вами при оценивание, в случае утери вашего письма.

Ценное письмо с уведомлением и описью

Этот вариант предусматривает трек номер, уведомление, заявленную ценность, а также опись того, что находится в письме.

Этот вариант подходит вам наиболее хорошо, т.к. при данном способе вы сможете подтвердить в суде как факт получение самого письма, так и факт получения вашего документа адресатом.

Потому как в этом письме вы имеете опись того, что именно там находится и при получении данного письма у вас будет документальное подтверждение, того, что адресат получил письмо в котором был ваш документ.

Как описывать документ в описи:

  • Если это жалоба, то вы пишите, что в письме содержится документ, в котором содержится жалоба на постановление об административном правонарушении №____

От _______ числа, в отношении ФИО___ лица.

  • Копия искового заявления. Пишите копия искового заявления по делу №_____, ответчику ФИО________

Максимально подробно описываете документ, который отправляете.

В таком случае в суде вы сможете подтвердить факт отправки и получения адресатом вашего документа, отправленного письмом.

Уведомление об получении подтверждает факт получения письма, а опись подтверждает факт получения вашего документа.

Используйте эту информацию, правильно отправляйте свои письма и получайте нужные вам результаты.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b9f45d47e60b200aa1ade52/kak-otpravliat-pisma-iuridicheski-pravilno-5e3e8d14abb5074fff3a232e

Как правильно ставить отметку о принятии письма

Где на письме ставится отметка о получении

Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции».

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Внимание

Резолюция После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения демонстрируется в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Стоит заметить, что она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Важно

Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и ϲʙᴏевременность выполнения. К резолюции предъбудут те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов.

Отметка о получении письма

Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, будет ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются:

  • централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
  • движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
  • исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
  • исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
  • организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта).

Регистрация входящих документов

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.. Название организации 00.00.

0000 № 00 ч 00 мин Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003).

Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации.

Отметки на документе

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Некоторые секреты входящих документов

Оксана писал(а): Где именно написать номер входящего док: в углу, на поле документа? Вообще-то это азы делопроизводства.Номер входящего ставится в правом нижнем углу документа.

Удачи!!!!!!!! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Very pretty girl! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ева (гость) #7[11402] 23 июля 2008, 14:40 В правом нижнем углу.

Например: Вх.: 144-в-08подписьдатаА вообще почти в кажной организации существует штампик «получено»советую заказать.

очень удобно. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Чернышова (гость) [email protected] Внизу пишете: «Копия верна». Должность начальника, фамилия, имя, отчество, подпись.
Печать организации.

Как вручить претензию?

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г. Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с. 3.24.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Стоит заметить, что она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).

Дата получения будет важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С ϶ᴛᴏго числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-pravilno-stavit-otmetku-o-prinyatii-pisma/

Отметка о принятии документа образец. Добиваемся подтверждения факта получения документа

Где на письме ставится отметка о получении

Современный документооборот предполагает передачу документов как внутри организации, так и за ее пределы. Во втором случае важно зафиксировать факт передачи или получения информации на бумажном носителе, для чего служит расписка о получении документов. Строго регламентированной формы для расписки не установлено, но при ее составлении необходимо придерживаться определенных правил.

От корректности такого документа может зависеть судьба важной сделки, исход судебной тяжбы и пр. Рассмотрим, на что следует обратить внимание при составлении расписки.

Обязательные реквизиты расписки

Для того, чтобы составленная при передаче документов расписка имела силу и могла быть использована как доказательство при судебном разбирательстве в ней обязательно указываются следующие данные:

  • точное наименование, подтверждающее, что это именно расписка или акт приема-передачи;
  • подробные сведения о каждой из сторон, включая анкетные данные, номер, дату и место выдачи паспорта, сведения о месте регистрации;
  • дату передачи и ее место;
  • целевое предназначение документов и дату возврата (например, при передаче в государственные органы);
  • указание на характер переданных документов, их номера и даты создания;
  • если передаются копии – то их вид (нотариальная, заверенная, простая);
  • подписи обоих участников передачи с расшифровкой.

Как правильно написать расписку

Расписка, образец которой приведен ниже, составляется в определенной последовательности. Сначала указывается название документа, то есть «Расписка», и цель ее составления – передача документов.

Затем необходимо указать кто и кому передает документы. Для наиболее точной идентификации каждой из сторон используются фамилия, имя и отчество каждой из сторон, серия и номер паспорта, адрес постоянного проживания, иногда дата и место рождения.

После указания сведений о принимающей и передающей стороне следует перечень документов с наименованием каждого из них, номером и датой создания, обозначением общего количества документов и числа листов в них. Завершают расписку подписи сторон.

Некоторые важные моменты

Если речь идет о передаче информации от одного физического лица другому, то лучше, если расписка в получении документов будет оставлена от руки. При возникновении споров или каких-либо недоразумений, это позволит быстрее установить авторство текста и подлинность подписи.

В идеале расписка не должна занимать более одного листа. Но если перечень передаваемых документов достаточно велик, допустимо составить расписку и большего объема. Необходимо лишь проследить, чтобы подпись принявшего документы лица не оказалась на отдельной странице. Это может стать причиной сомнений в подлинности всего документа.

Исправления в подобном документе не приветствуются, но все же допустимы. Однако каждое исправление обязательно необходимо заверить подписью автора расписки или обеих сторон.

Составить расписку в получении документов самостоятельно довольно несложно. Необходимо лишь правильно ее составить и не забыть заверить подписями сторон.

Бывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

Пример 1

Показать

Вот простая ситуация.

В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией.

Срок выполнения – 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги. И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.

Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

Пример 2

Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

Показать

Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей.

Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт.

Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка, без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд.

Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд.

Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

Источник: https://admstroitel.ru/a-note-on-the-acceptance-of-the-document-is-a-sample-we-obtain-confirmation-of-the-receipt-of-the-document.html

Где на письме ставится отметка о получении

Где на письме ставится отметка о получении

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение».

Стоит заметить, что она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Важно Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.

От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и ϲʙᴏевременность выполнения. К резолюции предъбудут те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания)

Если письмо направляется нескольким адресатам, отметки о получении адресатами письма должны быть проставлены на одном нашем экземпляре?

Как быть, если сотрудники возвращают несколько экземпляров одного и того же исходящего письма с проставленными на них о

Например, чтобы в дальнейшем было удобнее запрашивать информацию о ходе исполнения документа в организации-адресате. Для данной цели хранить копию письма не обязательно (при условии, что данные из отметки о поступлении будут перенесены в вашу регистрационную форму).

«Отметку о поступлении документа в организацию» можно попросить поставить и на экземпляр автора документа, см. Пример 1.

Но в ней нет подписи должностного лица, и при желании «замести следы» адресат может впоследствии изъять сведения об этом документе из своих регистрационных форм и порвать свой экземпляр (а вот при наличии подписи пришлось бы доказывать, что она не принадлежит этому человеку или что он не работает в этой организации, а еще объяснять, как возник оттиск печати на документе, который якобы в глаза не видели).

подтверждения факта получения письма адресатом. Например, чтобы это можно было использовать как

Отметка на входящем письме

В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

Инфо На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться

Отметка о получении или в получении

№ 62-ФЗ (далее Закон № 62-ФЗ), Положением о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 14.11.2002 г.

Так, в соответствии с п.п. «в» п.

2 ст.

14 Закона № 62-ФЗ иностранные граждане и лица без гражданства, проживающие на территории Российской Федерации, вправе обратиться с заявлениями о приеме в гражданство Российской Федерации в упрощенном порядке без соблюдения условия о сроке проживания, если указанные граждане и лица являются нетрудоспособными и имеют дееспособных сына или дочь, достигших возраста восемнадцати лет и являющихся гражданами

Сопроводительное письмо к документам

Текст же документа краток и условно делится на две части:

    сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

    Первая часть обычно так и начинается:

      «Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…».

      Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете).

      Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к.

Источник: http://kupyury.ru/gde-na-pisme-stavitsja-otmetka-o-poluchenii-91042/

Регистрация входящих документов

Где на письме ставится отметка о получении

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Новый ГОСТ по оформлению документов | Контур.Закупки

Где на письме ставится отметка о получении

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заработал с 1 июля 2018 года. Он требует оформлять документы несколько иначе. Причем речь не только бумажных формах, но и о документах в электронном виде. В частности, они должны содержать отметку об электронной подписи — теперь ГОСТ регламентирует ее вид.

Изменение в электронных документах

В середине текущего года закон 44-ФЗ претерпел изменения. Большинство из них связано с переводом закупок в электронную форму. Уже сейчас часть документов оформляется в электронном виде. Так вот, новый ГОСТ действует как для бумажных, так и для электронных документов. Какие же изменения внесены?

Шрифты. Теперь документы нужно оформлять с использованием шрифтов определенных наименований. Причем для каждого из них установлены допустимые размеры. Вот они:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

  • Times New Roman — 13, 14;
  • Arial — 12, 13;
  • Verdana — 12, 13;
  • Calibri — 14.

Место составления. В документах необходимо прописывать место, где они составлены или изданы. Правила не распространяются на письма, докладные и служебные записки, информационно-справочные документы.

Размещение грифа согласования. Отметку о согласовании теперь можно поставить только в определенных местах:

  1. В левом верхнем углу первого листа документа.
  2. В конце документа — на последнем листе под текстом.
  3. На листе согласования.

Отметка об электронной подписи

Появился новый реквизит «Отметка об электронной подписи». Электронный документ, подписанный ЭЦП, при визуализации, сканировании либо распечатке должен содержать такую отметку. Ставится она на то самое место, где должна быть ручная подпись.

Касательно закупок отметка об электронной подписи будет нужна в следующих случаях:

  • при распечатке контракта, заключенного в результате электронной процедуры;
  • при распечатке протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в электронном запросе котировок;
  • при предоставлении документов по запросам контролирующих органов (отметка ставится на документах, которые были подписаны в электронном виде, если они предоставляются на бумаге).

Отметка представляет собой штамп. На нем должны быть такие реквизиты:

  • фраза «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа ЭЦП;
  • ФИО владельца сертификата;
  • срок действия сертификата.

В дополнение к указанным реквизитам, штамп может включать эмблему. На изображении ниже показано, где должна располагаться отметка, и какая информация должна на ней размещаться:

Правила применение отметки

ГОСТ требует, чтобы отметка была видимой и читаемой, когда документ отображается в натуральную величину. Кроме того, она должна размещаться на том месте, где стоит подпись в бумажном документе. Элементы отметки не должны перекрывать друг друга, а также иные элементы текста.

Как поставить отметку

В рассматриваемом стандарте не сказано, как именно отметка об электронной подписи должна появиться на документе. Поэтому можно использовать такие варианты:

  1. Изготовить штамп и вставить его на копиях.
  2. Настроить подпись в приложениях MS Office.

Для реализации второго варианта нужно перейти в Word во вкладку «Вставка» и выбрать в ней «Строка подписи»:

Далее выбирается «Подписание»:

Заверение копий

Изменения коснулись и порядка, в котором заверяются копии документов. Отметку о заверении необходимо ставить под подписью. Она должна включать слово «Верно», должность и подпись лица, которое заверило копию, расшифровку подписи, а также дату заверения.

Если копия готовится для представления в вышестоящую организацию или контролирующий орган, необходимо добавить отметку о том, где хранится оригинал. Также на документе следует поставить печать.

Пример оформления такой копии приводится ниже:

Обратите внимание! Номер дела и год могут быть указаны только в том случае, когда документ уже включен в дело. В остальных случаях достаточно просто указать место хранения оригинала.

Источник: https://zakupki-kontur.ru/news/novyj-gost-po-oformleniyu-dokumentov/

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

К записи 206 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: