Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Содержание
  1. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  2. Виды писем
  3. Как оформить (образец по ГОСТу)
  4. Пример 1
  5. Пример 2
  6. Пример 3
  7. Правила оформления
  8. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  9. Записка о выплате премии
  10. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  11. Записка о списании ТМЦ
  12. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  13. Докладная о самоизоляции
  14. Письмо о переводе на удаленную работу
  15. Составляют ли в электронном виде
  16. Срок хранения
  17. Гост делопроизводство оформление документов служебная записка
  18. Правила оформления служебных записок по госту. какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?
  19. Документооборот. Требования к оформлению документации
  20. Составление и оформление докладных и служебных записок
  21. Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать бесплатно без регистрации
  22. Типовая инструкция
  23. Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году
  24. Оформление служебной записки
  25. Как правильно написать служебную записку
  26. Образец и пример написания служебной записки
  27. Особенности электронного документооборота
  28. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  29. Как составить служебную записку

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.

После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен). Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы.

Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения. Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии). Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку). Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Правила оформления служебных записок по госту.

какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  • Дата.
  • Номер письма.
  • Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  • Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  • Фамилия и инициалы.
  • Адрес получателя.
  • Название фирмы.
  • Структурное подразделение.
  • Должность исполнителя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных. Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  • Письмо-запрос.
  • Сопроводительные.
  • Арбитражные.
  • Письма-извещения.
  • Гарантийные.
  • Письма-напоминания.
  • Письма-просьбы.
  • Претензионные.
  • Рекламные.
  • Письма-подтверждения.
  • Информационные.

Такая классификация является наиболее универсальной.

Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется.

Такое письмо не содержит адресной части. Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…» Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации.

Например: «В соответствии с договоренностями…» Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму.

Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии.

Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации.

Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем. Такой вид письма очень распространен.

В нем отправителю сообщается информация официального характера.

Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг.

Документооборот. Требования к оформлению документации

В нем определены понятия, используемые в статье:

  • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  • Реквизит документа — элемент оформления документа.

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг. Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа.

Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с . Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. выравнивание текста;
  2. правила выделения полужирным текстом;
  3. номера страниц;
  4. абзацный отступ;
  5. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  6. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  7. оформление титульного листа.
  8. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  1. отметка об электронной подписи;
  2. наименование должности лица — автора документа.
  3. наименование структурного подразделения — автора документа;
  4. гриф ограничения доступа;

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках. Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации. Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/gost-deloproizvodstvo-oformlenie-dokumentov-sluzhebnaja-zapiska-45918/

Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать бесплатно без регистрации

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Руководитедь организации

____ __________Ф.И.О.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Типовая инструкция

(номер)

Введена в действие приказом №______от___________

Введена взамен _________________

РАЗРАБОТАНО

(наименование организации)

1 Область применения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . .
2 Нормативные ссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Термины, определения, сокращения и обозначения . . . . . . . .. . . . . . . . . . .
4 Требования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6 Организация документооборота и исполнения документов. . . . .. . . . . . . .
7 Организация документов в делопроизводстве. . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . .
Приложение 1 Формы бланков приказf … . . . . . . . . . . . .. . .
Приложение 2 Форма бланка распоряжения . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Приложение 3 Форма бланка письма . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 4 Форма реестра на согласование. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу(подразделению) . . . .. . . .
Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу(подразделению). . .
Приложение 7 Образец оформления решения. . .
Приложение 8 Форма протокола . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 9 Форма выписки из протокола . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 10 Форма акта . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки . … . .
Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки .. . . . . . . . . . . .. .
Приложение 13 Форма телефонограммы . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящейкорреспонденции
Приложение 15 Форма реестра . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов . . .. . . . . . .
Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов. . . .. . . . . . .
Приложение 18 Форма номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 19 Форма акта ревизии документации . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (делдолговременного хранения или дел по личному составу)
Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.. . .
Приложение 22 Образец оформления обложки дела. . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя . . . . . . .. . . . . . . . .
Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, неподлежащих регистрации . . . . .
Лист регистрации изменений . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Лист ознакомления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 Область применения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает единуюсистему делопроизводства в организации.

1.2 Настоящая инструкция обязательна дляруководителей, специалистов и служащих организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы следующиедокументы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти. Утверждена Приказом МинкультурыРоссии от 08.11.2005 № 536;

Источник: http://www.OpenGost.ru/iso/6466-tipovaya-instrukciya.-deloproizvodstvo.html

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители.

Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами.

Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  2. Ниже пишется номер записки и название.
  3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
  • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
  • Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2020 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 12 июня 2020 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович  (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Образец служебного обращения

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные.

Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи.

При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Мотрой Алена Автор PPT.RU 9 апреля 2020 Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части.

В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  1. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  2. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  3. необходимо отправить кого-то в командировку;
  4. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  5. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  6. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  7. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  1. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  2. предложение о дополнительном премировании;
  3. сообщение о направлении в командировку;
  4. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  5. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться. Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Возможные причины: • низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота; • отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации; • наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными: • горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем; • эффективное информационное взаимодействие: – рассылка объявлений/извещений для работников организации; – обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами; – запрос справочной информации; – проведение инструктажа; – сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка); • решение текущих вопросов административно-хозяйственного,

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: