Электронный документооборот плюсы и минусы

Содержание
  1. Плюсы и минусы электронного документооборота
  2. Основные преимущества электронного документооборота
  3. Надёжность хранения и поиска
  4. Ускорение процесса обработки
  5. Повышение дисциплины
  6. Минусы электронного документооборота
  7. Как это работает
  8. Плюсы
  9. Минусы
  10. Вывод
  11. Что нужно для перехода на электронный документооборот
  12. По деньгам
  13. По времени
  14. Шаг первый
  15. Шаг второй
  16. Шаг третий
  17. Шаг четвертый
  18. Шаг пятый
  19. Электронный документооборот, принципы работы, плюсы и минусы использования
  20. Каковы плюсы использования ЭДО?
  21. Принцип работы операторов ЭДО
  22. Неоправданные опасения перехода на ЭДО.
  23. Зачем нужен электронный документооборот? Преимущества и риски | Консалтинговая компания TopLine
  24. Зачем нужен элекнтонный документооборот
  25. Как это работает?
  26. Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?
  27. Подводные камни внедрения ЭДО в компании
  28. Плюсы и минусы электронного документооборота – Плюс/минус
  29. Понятие электронного документооборота
  30. Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение
  31. Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота
  32. Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
  33. Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
  34. Есть ли минусы у электронного документооборота?
  35. Что такое электронный документооборот?
  36. Принцип работы электронного документооборота
  37. Плюсы и минусы электронного документооборота
  38. Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Плюсы и минусы электронного документооборота

Электронный документооборот плюсы и минусы

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня приводят к тому, что он внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения.

Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями.

ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником.

Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них.

В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО будет затруднительноне получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение СЭД не выстраивает оптимальную логику бизнес-процессов на предприятии. Впрочем, это нельзя считать именно недостатком ДО, здесь проблема скорее в завышенных ожиданиях от его внедрения.

Поэтому для того, чтобы СЭД принесла пользу предприятию, стоит начать с маршрутизации потоков документов, определения сотрудников, которые будут задействованы.

С этой функцией справляются системы BPM (Business Process Management).

Их интеграция с СЭД позволяет получить все плюсы электронного документооборота, а вдобавок связать движение документа с реальными бизнес-процессами и оптимизировав его.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform индивидуально создаются для любой компании её собственными бизнес-аналитиками при поддержке разработчика. Они изначально интегрированы с BPM-решениями, созданными на этой же платформе. Это позволяет оптимизировать ДО на предприятии и эффективно выстроить его логику.

Закажите демо, и вы увидите возможности платформы Comindware Business Application Platform, оценив её полезность для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D0%BF%D0%BB%D1%8E%D1%81%D1%8B-%D0%B8-%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D0%BA%D0%B8-%D1%81%D1%8D%D0%B4/

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства.

Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя.

Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент.

В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников.

Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

  • Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
  • Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
  • Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
  • В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
  • В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
  • Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие  насущные проблемы, увеличить производительность труда.

Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом.

  В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

Источник: https://plusiminusi.ru/plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota/

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Электронный документооборот плюсы и минусы

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Бумажные документыЭлектронные документы
Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.
Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Бумажные документыЭлектронные документы
Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.
Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.
Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/275-perehod_na_edo

Электронный документооборот, принципы работы, плюсы и минусы использования

Электронный документооборот плюсы и минусы

Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом..

При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки.

По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.

Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов.

При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных.

Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.

Многие контролирующие органы сейчас оперативно переходят с бумажного формата работы и взаимодействия с налогоплательщиками на электронный. Так ФНС перевела на электронный формат взаимодействия уже более 90% налогоплательщиков.

Во-многом этому способствовал принятый электронный формат для счетов-фактур (утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@).

Напомним, что подготовить в электронном  варианте счета-фактуры, а также журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж можно в ПО «Баланс-2W».

Со своей стороны многие компании готовы переходить на электронный обмен документами хотя бы потому, что тогда взаимодействие с контролирующим органами становится значительно проще и безопаснее.

При этом наличие оператора ЭДО в таком взаимодействии становится обязательным. Отправка электронных документов через обычную, электронную почту не приведёт к желаемому результату.

Каковы плюсы использования ЭДО?

Во-первых, это отказ от бумажных документов и как следствие значительная экономия, как  времени, так и финансовых средств на содержание оргтехники и покупку расходных материалов.

Во-вторых, это значительно более высокая безопасность как обмена информацией между контагентами, так и её хранения.

При этом замена бумажных документов на электронные позволяет создать архивную систему многоуровневого  доступа к документам для всех сотрудников компании.

Для работы с такими архивами можно использовать специализированные программы типа «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».

В-третьих электронный вид документов позволяет значительно повысить оперативность  поиска необходимых для работы данных. Это преимущество особенно значимо для крупных компаний, в работе которых присутствуют большие объемы документации или имеющих большое количество контрагентов.

Принцип работы операторов ЭДО

Если вы хотите стать участником системы ЭДО, то предлагаем вам  на сайте компании  ознакомиться, а в дальнейшем использовать удобный и функциональны сервис — Электронная отчетность, доступный через  ПП “Астрал Отчет».

Заполнить и отправить заявление на изготовление электронной подписи, с помощью которой можно подтвердить подлинность и значимость подписываемых документов, а также  идентифицировать должностное лицо, подписывающее электронные документы.

Данная подпись позволит обмениваться электронными документами с Федеральной Налоговой службой (ФНС)  и другими пользователями ЭДО.

Неоправданные опасения перехода на ЭДО.

Что же мешает налогоплательщикам выбрать электронный способ обмена документами? Одним из наиболее распространенных опасений является опасение, что электронный способ обмена документами даст возможность налоговым органам осуществлять контроль за организацией в постоянном режиме, используя для этого хранимые (локально или в облаке) электронные документы компании. Также многими высказываются опасения, что при переходе на ЭДО их  обяжут проводить ежедневную проверку наличия новых писем от контролирующих органов.

Страхи, связанные с утечкой информации, с использованием её для контроля за компанией или в качестве доказательств — совершенно необоснованны. Конечно, порядок взаимодействия электронными документами с целью налогового контроля отличается от бумажного, но общий алгоритм истребования документов от налогоплательщика остаётся прежним.

Он предусматривает, что при необходимости проведения контрольных мероприятий  налоговый орган направляет соответствующее требование по предоставлению  электронных документов (также как и раньше для бумажных) непосредственно  налогоплательщику. Этот алгоритм  взаимодействия не предусматривает других схем. При попытке со стороны налоговиков получить доказательную базу в обход налогоплательщика, такие документы не будут приняты судебными органами к рассмотрению.

Источник: https://www.b2astral.ru/ru/about/articles/68/

Зачем нужен электронный документооборот? Преимущества и риски | Консалтинговая компания TopLine

Электронный документооборот плюсы и минусы

Двадцать первый век — эра высоких технологий, и доступ к ИТ-ресурсам открыт не только крупным игрокам на рынке, но и начинающему предпринимателю. Всем ли нужен электронный документооборот с контрагентами,  что учитывать, внедряя СЭД, и какие острые углы придется обойти в погоне за цифровизацией?

Зачем нужен элекнтонный документооборот

Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них.

 Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С».

Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.

Как это работает?

Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.

Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте.

Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно.

Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.

Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?

К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов.

С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству. Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство.

Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса.

Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок

Подводные камни внедрения ЭДО в компании

С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:

  • Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
  • Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
  • Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
  • Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.

После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:

  • Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
  • В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
  • Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.

Источник: https://1topline.ru/stati/elektronnyj-dokumentooborot-v-kompanii-hedzhiruem-riski/

Плюсы и минусы электронного документооборота – Плюс/минус

Электронный документооборот плюсы и минусы

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

  • Понятие электронного документооборота
  • Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение
  • Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота
  • Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
  • Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
  • Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС
  • Итоги

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

  1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

  1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Источник:

Есть ли минусы у электронного документооборота?

Электронный документооборот все чаще внедряется в крупный и малый бизнес, а также в государственные структуры. Переход с ручного режима работы с документами на электронный и автоматизированный сегодня практикуется повсеместно. В этой статье мы разберемся, что такое электронный документооборот, каковы его главные преимущества и выясним, есть ли у него недостатки.

Что такое электронный документооборот?

Данная система автоматизации бизнеса представляет собой комплекс мероприятий по управлению любыми типами документов, начиная от их создания, заканчивая архивацией.

Ключевым отличием электронного документооборота от бумажного является перенос всего процесса работы с документами на IT-платформу.

Такой документооборот позволяет с легкостью управлять и договорным процессом – от момента разработки договора в системе, согласования и до его исполнения.

Принцип работы электронного документооборота

Главным принципом работы с электронным документооборотом является создание единой базы документов, что заранее исключает возможность потери или повторного создания того или иного документа. Система мгновенного поиска файла по его различным параметрам позволяет найти необходимый документ даже при владении ограниченной информацией о нем.

При создании любого документа система электронного документооборота позволяет выполнять сразу несколько операций в системе.

А это значительно сокращает время работы, затраченное на обработку документа, а также помогает определить ответственное лицо на каждом этапе его движения.

Создание шаблонов для разных типов документов значительно экономит время работы с ними, а также минимизирует допущение ошибок при их создании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Одним из главных плюсов электронного документооборота является возможность упорядочить весь процесс работы с документами. Вы сможете в любой момент определить их статус и ответственное лицо.

В отличие от работы с бумажным документооборотом сотрудник не сможет потерять документ или присвоить ему один и тот же номер, так как в системе электронного документооборота это происходит автоматически.

Увеличение скорости работы с документами – еще один важный момент при внедрении электронного документооборота. Файл мгновенно попадает к нужному сотруднику, ответственному за тот или иной этап работы с документом.

Также электронный документооборот позволяет быстро редактировать имеющиеся документы, если в них была допущена ошибка. Каждую новую редакцию документа система будет сохранять, что усиливает контроль над процессом.

Организация удаленного доступа к электронной базе данных документов позволяет всегда иметь при себе необходимый файл, где бы вы ни находились.

Система безопасности электронного документооборота находится на высоком уровне и надежно защищает ваши документы от несанкционированного доступа.

Если говорить о минусах электронного документооборота, то к ним можно отнести лишь затраты на внедрение платформы в бизнес и время, которое потребуется сотрудникам компании на то, чтобы привыкнуть к новой системе работы с документами.

В случае если ваш бизнес малого или среднего размера, либо если вы только вышли на рынок, то вы можете значительно сэкономить время перехода на электронный документооборот при оцифровке небольшого объема уже имеющихся у вас бумажных документов. Кроме того, именно сейчас вы можете выбрать электронный документооборот нового поколения, систему с интеллектуальным управлением.

Например, разработка Flexbby One с роботизированной технологией от компании Flexbby управляет процессом документооборота в автоматическом режиме. Интеллектуальный робот самостоятельно осуществляет запуск процессов согласования документов и контролирует их исполнение.

Несколько лет назад подобные технологии не были представлены на рынке систем автоматизации бизнеса, поэтому большинство компаний все еще пользуется классическими программами электронного документооборота. Их функционал не столь обширен и разнообразен, как возможности системы Flexbby One.

Источник:

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г.

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ). Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

  1. квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
  2. простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
  3. неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете.

Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е.

квалифицирован­ной). К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду­смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г.

N ММВ-7-6/138@

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

).

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

  1. «дистанционный» обмен
  2. поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
  3. другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии – 7 и 8;

Источник: https://narobraz.ru/avto/plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota.html

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: