Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

Содержание
  1. Акт об уничтожении документов
  2. РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов – бланк, образец
  3. Почему важно составлять акт об уничтожении
  4. Общие условия хранения
  5. Как составляется акт
  6. Образец акта на уничтожение документов
  7. Причины утилизации документов
  8. Порядок утилизации документов
  9. Обзор законодательства
  10. Образец Акта об уничтожении документов
  11. Срок хранения актов об уничтожении
  12. Заключение
  13. Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года
  14. Что представляет собой акт об уничтожении документов
  15. Кто занимается утилизацией документа
  16. Порядок проведения процедуры в 2020 году
  17. Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году
  18. Хранение акта
  19. Скачать
  20. Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой
  21. Способы уничтожения документов
  22. Измельчение (шредер)
  23. Сжигание
  24. Закапывание
  25. Мобильный шредер
  26. Химическая обработка
  27. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
  28. Порядок уничтожения документов
  29. Комиссия по уничтожению документов
  30. Работа экспертной комиссии
  31. Акт о выделении документов к уничтожению
  32. Приказ об уничтожении документов
  33. Акт об уничтожении документов
  34. Срок хранения актов об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов

Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов – бланк, образец

Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация.

Первичные Рё окончательные бухгалтерские документы, различные РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ Рё внутренняя документация СЃРѕ временем превращаются РІ достаточно объёмную папку, затем РєРѕСЂРѕР±РєСѓ, Р° после Рё шкаф дел. Поэтому буквально РЅР° третий С‡РµС‚вёртый РіРѕРґ существования компании возникает РІРѕРїСЂРѕСЃ Рѕ выделении ненужных документов для дальнейшего списания Рё уничтожения. РќРѕ как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение РѕР± уничтожении? Как, СЃ законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс Рё РіРґРµ взять образец? РћР± этом данный материал.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается.

А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также СЃРѕСЃС‚авление акта РѕР± уничтожении гарантирует законность Рё корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы.

Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта РЅР° предприятии (правила Рё образец заполнения), должны сохраняться РІ архиве как РјРёРЅРёРјСѓРј 5 лет СЃ момента последнего использования. «РџРµСЂРІРёС‡РєР°» же хранится немного меньше – 4 РіРѕРґР°. Существуют некоторые РїРѕРґРІРёРґС‹, которые хранятся Рё более длительный СЃСЂРѕРє, Р° также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте.

Поэтому РІРѕ время отбора документации РЅР° списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, Р° РЅРµ обязанность сотрудников Рё юридического лица РІ целом.

Некоторые важные экземпляры Рё образцы стоит сохранить, Рё, РІ то же время РЅРёРєС‚Рѕ РЅРµ может запретить вам уничтожить отлежавший СЃРІРѕР№ СЃСЂРѕРє хранения документ (например, историю взаиморасчётов СЃ контрагентом Р·Р° прошлые периода). РџСЂРё смене руководства компании организуется комплексная передача дел Рё всей имеющейся документации.

Как составляется акт

�значально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «Рћ выделении Рє уничтожению…»
  2. «РћР± уничтожении»
  3. Рё РґСЂ.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним.

Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, РЅР° основании которого Рё составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён РЅР° изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: РІ шапке слева указывается наименование организации, справа — «РЈРўР’ЕРЖДАЮ, Генеральный директор» Рё персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (РїРѕРґ реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату Рё номер). Затем перечисляются входящие РІ экспертную РєРѕРјРёСЃСЃРёСЋ лица Рё присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

РџСѓРЅРєС‚ «Р� того» СЃ указанием общего количества единиц для списания Рё периода выборки документации (например, 2001-2005 РіРѕРґ).

�нформация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.�.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

​

Полезное видео РїРѕ теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой ссылке.

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov

Образец акта на уничтожение документов

Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года

Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
  4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  • ниже пишется название документа;
  • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Хранение акта

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

Образец акта об уничтожении документов путем сжигания самостоятельно

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

  • нарушение конфиденциальности;
  • утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

  • полное соблюдение засекреченности данных;
  • отсутствие лишних трат;
  • получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

  • единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
  • не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
  • шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

  • чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
  • если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
  • с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

  • ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
  • приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
  • постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Советуем почитать:  Основные загрязнители воды: естественные и антропогенные

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия.

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо.

В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  • отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  • определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  • проведение экспертизы ценности;
  • контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
  • сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  • продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

  • сортировка документации;
  • выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
  • полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
  • составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

  • в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
  • во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

Источник: https://bezotxodov.ru/makulatura/unichtozhenie-dokumentov

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: