Скачать образец сопроводительного письма к документам

Содержание
  1. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках
  2. Проведение торгов
  3. Заключение договора
  4. Исполнение контракта
  5. Другие случаи
  6. Как писать
  7. Частые ошибки при составлении
  8. Сопроводительное письмо к документам: правила написания и образец
  9. Назначение сопроводительного письма к документам
  10. письма
  11. Правила написания
  12. Образец сопроводительного письма к документам
  13. Подпись и регистрация письма
  14. Как написать сопроводительное письмо к документам образец 2020
  15. Зачем писать сопроводительное письмо?
  16. Правила оформления документа
  17. Структура сопроводительного письма
  18. Как писать не нужно
  19. Шаблон сопроводительного письма
  20. Как оформить письмо
  21. Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления
  22. Как оформить сопроводительное письмо к документам
  23. Образец оформления сопроводительного письма
  24. Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец
  25. Образец написания сопроводительного письма к резюме
  26. Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению
  27. Образец сопроводительного письма к торговому предложению
  28. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  29. Чего указывать не надо
  30. Кто подписывает письмо
  31. Бланк сопроводительного письма к документам
  32. Сопроводительное письмо о передаче документов: образец
  33. Что представляет собой сопроводительное письмо
  34. Зачем составляют сопроводительное письмо на передачу документов
  35. Кем подписывается сопроводительное письмо
  36. Какие виды сопроводительных писем существуют
  37. Что должно быть в образце сопроводительного письма на передачу документов
  38. Основные правила составления сопроводительного письма
  39. Образец сопроводительного письма к документам в 2020 году – как писать, в налоговую, скачать
  40. Когда оно нужно
  41. Как писать 
  42. по теме:

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Скачать образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

Источник: https://goskontract.ru/kontrakt/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-goszakupkakh

Сопроводительное письмо к документам: правила написания и образец

Скачать образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам. Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя. Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор.

Назначение сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

  • Подтверждении какого-либо события;
  • Обозначении перечня предоставленных бумаг;
  • Определении дальнейших действий адресата;
  • Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

Сопровождение уместно при отправке:

  • Акта сверки;
  • Договора на подпись;
  • Документации в налоговую;
  • Кадровых документов;
  • Коммерческих приложений;
  • Отчетов в контролирующие органы;
  • Исполнительной документации и др.

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

  • Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
  • Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
  • При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

письма

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  • Текст печатают на фирменном бланке компании;
  • В правом углу указывается адресат;
  • В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  • Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  • Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом. «Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  • Подтверждает отправку;
  • Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  • Включает инструкцию по обращению с договорами;
  • Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности. Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.

Правила написания

Текст можно разделить на 2 части:

  • Сообщение об отправке документов;
  • Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам». Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

  • Подписание;
  • Ознакомление;
  • Заполнение.

Название всех документов обозначается в другом разделе. Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  • Подтвердить получение письма;
  • Обеспечить конфиденциальность информации;
  • Подписать в установленный срок;
  • Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.

отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации.

Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения.

Они включают фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок», либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.

Образец сопроводительного письма к документам

Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.

Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

Подпись и регистрация письма

Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица. Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве.

Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера.

В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента. В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста. Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

  • Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
  • Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;
  • Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним. Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку.

На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю. Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе.

Срок хранения письма соответствует сроку хранения добавленных приложений.

Источник: https://whoyougle.ru/documents/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam.html

Как написать сопроводительное письмо к документам образец 2020

Скачать образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в doc

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в docx

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в pdf

Зачем писать сопроводительное письмо?

Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:

  • подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
  • обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
  • вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.

Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.

Правила оформления документа

Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация.

Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление.

Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.

Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо.

Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ.

Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.

Структура сопроводительного письма

Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:

  • адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
  • исходный номер регистрации и дата запроса;
  • основной текст;
  • список прилагаемых бумаг;
  • данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
  • контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

Как писать не нужно

Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:

  • отсутствие даты составления документа;
  • допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
  • большой объём, превышающий один лист;
  • указание вида документа;
  • написание заголовка, не передающего суть текста;
  • вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
  • неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.

Шаблон сопроводительного письма

Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О.

и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок.

Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.

В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.

Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в doc

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в docx

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2020 в pdf

Источник: https://obrazec-dogovora.ru/pismo/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazec.html

Как оформить письмо

Скачать образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

  • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
  • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
  • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
  • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  • Затем следуют отметки о приложениях;
  • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность Название фирмы ФИО

Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
  • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

  • Перечисление основных характеристик предложения.
  • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
  • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением, Должность отправителя

Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-oformit-soprovoditelnoe-pismo.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Скачать образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо о передаче документов: образец

Скачать образец сопроводительного письма к документам

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Сопроводительное письмо на передачу документов

Успешное ведение бизнеса предполагает наличие систематизированного документооборота.

При передаче документации запрашивающим лицам составляется специальное сопроводительное письмо, которое прикрепляется к пакету передаваемых бумаг.

Чтобы правильно оформить его, ответственное лицо должно опираться на образец сопроводительного письма о передаче документов, а также знать основные правила составления подобной документации.

Что представляет собой сопроводительное письмо

Рассматриваемый вид документа представляет собой небольшое служебное письмо, которое прикрепляется к важной документации. В нем принято отражать краткую информацию об отсылаемом документе или порядок работы с ним. Другими словами, данное письмо – юридическое сообщение получателю о том, как необходимо читать пересылаемые документы.

Зачем составляют сопроводительное письмо на передачу документов

Сопроводительное письмо по всем канонам делопроизводства оформляется отправителем в нескольких ситуациях, которые можно разделить на две большие группы: личного и коммерческого плана.

В первом случае документ составляется на добровольной основе, если организация-получатель не предъявляет жестких требований к процессу оформления. Последние годы показали целесообразность составления письма в следующих обстоятельствах:

Составление письма при общении с различными ведомствами и контрагентами предусмотрено в таких случаях:

  • для подготовки акта сверки налоговых расчетов;
  • при передаче сведений в ФНС и ФСС;
  • для рассмотрения коммерческого предложения;
  • при заключении контрактов;
  • для раскрытия основной информации по отчетности компании перед ведомствами.

Особенно важно обратить внимание на письмо по предложениям коммерческого плана, поскольку, помимо сухих сведений, оно раскрывает получателю выгоду от предоставляемых условий в будущем.

В целом, объективная необходимость оформления сопроводительного письма вызвана следующими причинами:

  • подтверждение доставки документации адресату;
  • перечень и опись актов с пометкой количества страниц и экземпляров, к которым прикрепляется письмо;
  • облегчение процедуры автоматического приема остального пакета официальных бумаг.

Кем подписывается сопроводительное письмо

За составление сопроводительного письма на предприятии или в организации отвечают такие должностные лица:

  • секретарь начальника отдела;
  • сотрудник, ответственный за делопроизводство
  • в отдельно рассматриваемых ситуациях − лицо, в чьи функциональные обязанности входит прием и обработка сопроводительного письма к акту приема передачи (бухгалтер или менеджер среднего звена).

Подпись ставится, когда письмо составлено без ошибок и выдержана деловая стилистика. Так, подписывать письмо вправе:

  • руководитель организации или его заместитель на основе доверенности;
  • главный бухгалтер;
  • начальник отдела, непосредственно связанного с содержимым пакета;
  • другое лицо, назначенное соответствующим приказом.

Какие виды сопроводительных писем существуют

В современной практике документооборота различают несколько видов сопроводительных писем. Чаще всего прибегают к использованию трех из них:

  • письмо с обоснованием;
  • письмо-просьба;
  • акт, отвечающий за раскрытие содержательной части бумаг.

Письмо с обоснованием включает сведения о событиях — причинах отправки документов (всегда отображаются в самом начале письма), а именно:

  • наступление завершающего этапа работы на ранее обсуждаемых условиях, прописанных в соответствующем договоре;
  • внесение корректировок на законодательном уровне;
  • получение заключения исполнительных органов.

Сопроводительное письмо на передачу исполнительной документации с просьбой является наиболее распространенным из них. В отличие от первого типа, просьба отмечается сразу за вступлением с упоминанием названия. На практике чаще всего такая просьба касается отчетности, где один из экземпляров предлагают подписать контрагенту, а затем выслать отправителю с отметкой сроков передачи.

Раскрытие содержательной части пакета документов с помощью сопроводительного письма обычно предполагает установление обратной связи с получателем. В первой половине бланка говорится о перечне документов, во второй написаны пояснения по их содержанию.

Что должно быть в образце сопроводительного письма на передачу документов

На сегодняшний день законодательством не определена унифицированная форма освещаемого документа.

Поэтому организация вправе самостоятельно разрабатывать концепцию образца, опираясь на правила составления аналогичных бумаг. Несмотря на этот факт, образец сопроводительного письма к акту приема передачи обязательно должен включать следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность адресата;
  • полное название организации-получателя;
  • фактический адрес местонахождения;
  • дату обращения;
  • Ф.И.О. и должность составителя.

Основной текст составляется в произвольной форме с соблюдением некоторой последовательности и требований:

  • Указывается наименование документа.
  • Обращение начинается со слов «Уважаемый(-ая) И.О.», а для госорганов и ведомств предпочтительнее формулировка «Направляем Вам».
  • Обаятельно краткое изложение сути и причины отправки.
  • Важны сроки возврата.
  • Отмечается пронумерованный список высылаемых бланков.
  • Приводится количество экземпляров и страниц.
  • Отмечаются контактные данные.
  • Ставятся подписи составителя и отправителя.
  • Оставляется место для печати.

Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов

Основные правила составления сопроводительного письма

Существует несколько ключевых нюансов при составлении данного письма. Представленные ниже требования по оформлению касаются также и сопроводительного письма на передачу товара. Поэтому стоит обратить внимание на них:

  • При отражении информации важно до конца документа придерживаться делового стиля повествования.
  • Доступность формулировок и их максимальная емкость обязательна, ведь конечная цель бумаги – доведение сообщения до получателя.
  • Недопустимо наличие в тексте грамматических и орфографических ошибок.
  • Верхний предел ответа на письмо составляет 30 дней.
  • Различают несколько способов транспортировки бумаг – посредством почты, курьера или в самостоятельном порядке.
  • Обязательно необходимо печатать несколько экземпляров.
  • При большом количестве актов допускается превышение текстовой части письма, если будет поставлена отметка о наличии приложений.
  • Превышение страниц при указании документов нумеруется.
  • Формат А4.

Грамотное составление сопроводительного письма к документам требует четкого следования существующим правилам. В конечном счете правильное оформление не только облегчает документооборот, но и ускоряет бизнес-процессы компаний. (8 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-na-peredachu-dokumentov.html

Образец сопроводительного письма к документам в 2020 году – как писать, в налоговую, скачать

Скачать образец сопроводительного письма к документам

3   0   4646

Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации. Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте.

Сопроводительное письмо – это официально составленное письмо, которое направляется адресату совместно с другими документами и содержит инструкции для дальнейших действий получателя или другую информацию.

цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов.

Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки. 

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ. Стандартный срок составляет 3-7 дней со дня получения.

Сопроводительные письма относятся к частной документации юридического лица, а значит, должны подвергаются учету и хранению только на усмотрение высшего руководства.

На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте.

Когда оно нужно

Сопроводительное письмо используется для:

  • для доказательства отправки тех или иных документов. Например, путем перечисления отправленных бланков и бумаг;
  • для передачи инструкций получателю и распоряжений о дальнейших действиях после получения бумаг;
  • для определения срока фактического отправления и получения документов;
  • для экономии денежных средств при отправке пакета документов с описью;
  • для пояснения причин отправки тех или иных документов.

Большинство таких писем оформляется на специально разработанном бланке организации и получает порядковый номер, что позволяет отследить документ. 

Как писать 

Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  • номер входящего запроса;
  • суть вопроса или тема переписки;
  • основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  • завершение письма просьбой или требованием;
  • приложение к письму.

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

  1. Заполнить вводную часть («шапка») с указанием:
    • ФИО и должности получателя;
    • наименование организации;
    • полный адрес с индексом.
  2. Указать дату составления документа и номер регистрации (только для юридических лиц).
  3. Обратиться к адресату по имени отчеству или ФИО полностью. Пример стандартного обращения:
    • уважаемый…;
    • направляем вам;
    • передаем вам и т.д.
  4. Указать цель послания, сформулировав ее краткими тезисами.
  5. Заполнить основную часть документа. Здесь могут быть переданы инструкции, указания, поправки и т.д.
  6. Указать полный перечень направляемых документов с обозначением основных регалий.
  7. Подписать письмо от первого лица, употребив пометку «С уважением, …». Подписывать документ может генеральный директор предприятия, главный бухгалтер, штатный юрист или другое лицо, получившее данные полномочия.
  8. Указать ФИО и должность отправителя, контактные данные для связи.

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки. Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя.

Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

Помимо самого письма нужно грамотно оформить приложение, где должны содержаться следующие сведения:

  • дата издания и подписания документа;
  • количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  • точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);
  • наличие прошивки (если есть).

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов:

На практике сопроводительное письмо используется в деловой корреспонденции довольно часто. Поэтому оптимальный вариант использования документа – это составление специального бланка компании, единого образца сопроводительной документации. Такой подход упросит систему хранения документов и ускорит внешний документооборот.

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

>

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-soprovoditelnogo-pisma-k-dokumentam/

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: