Структура документооборота в суде

Юридическое делопроизводство – единая база и учет судебных дел

Структура документооборота в суде

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует.

Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов.

В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

  • занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
  • ведет документооборот – регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
  • обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Учет судебных дел в компании

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS

Пример реестра судебно-арбитражных дел

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

  • правила сортировки данных;
  • автофильтры;
  • различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

Юридическая CRM: управляйте командой, продажами, деньгами, ведите дела, выставляйте счета в одной системе.

Комплексная автоматизация юрфирм

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

  • потеря времени при сведении данных;
  • смешение реестров и отчетов;
  • трудности группового использования;
  • отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства.

Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.

Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».

Ведение электронного реестра любых регламентированных дел.

Претензионно-исковая работа

По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):

  • предъявленные к компании претензии

Предъявленные к компании претензии

  • результативность исполнительного производства

Предъявленные к компании претензии

Построение отчета по эффективности взыскания

Вызов отчета по исполнительному производству

общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Результаты претензионной работы

Источник: https://you-right.ru/stati/sudy-i-pretenzii/yuridicheskoe-deloproizvodstvo-baza-i-uchet-sudebnyh-del

Электронный документооборот: его особенности и преимущества в судопроизводстве

Структура документооборота в суде

  • 27 июня 2018
  • #Арбитражный суд
  • #досудебная работа

Принятие ФЗ от 27.07.2010 № 228-ФЗ закрепила в АПК возможность использовать электронный документооборот (ЭД) в арбитражном производстве. Использование ЭД призвано уменьшить оборот бумажной документации, упростить процедуру подачи заявления и снизить расходы на почтовые отправления в судопроизводстве. Но так ли все гладко на самом деле?

Преимущества и недостатки ЭД в деятельности судов

Хотя процесс электронного документооборота по-прежнему остается новым для российских судов, он имеет очевидные преимущества:

  1. Скорость подачи документа. С использованием специализированных сервисов («Мой арбитр», личный кабинет на сайте ВС и т.д.) документы подаются без задержек, возникающих при пересылке.
  2. Централизованное хранение документации.
  3. Минимизация расходов и отсутствие риска утери документа при пересылке.
  4. Отслеживания движения документа при помощи специализированных сервисов, получая информацию в режиме реального времени.

К сожалению, недостатки присутствуют везде. Не обошлось без них и в электронном документообороте:

  1. Трудности при подаче большого объема документов. Например, при подаче 15-20 бумажных страниц они сначала переводятся в электронный формат PDF. Ограниченный объем файла (не выше 30 Мб) создает дополнительные трудности при подаче большого объема документации.
  2. При рассмотрении дела в порядке упрощенного производства в «электронном» деле не может участвовать третье лицо, так как с его вступлением, дело будет переведено на общие правила искового производства.
  3. Техническое оснащение. Не все суды оснащены соответствующим оборудованием для работы с электронными документами. При отсутствии материально-технической базы подача иска, ходатайства или иного заявления в такой суд возможна только в бумажной форме.
  4. Затруднена процедура выдачи исполнительного листа, составленного в электронном виде.

Документ или образ – в чем разница?

Существует два типа электронных документов, подаваемых в суд: электронный документ и образ электронного документа. Это два разных типа, поэтому, если вы впервые столкнулись с документооборотом в электронном виде – стоит ознакомиться с их различиями.

Электронным образом считается отсканированная копия бумажного документа, которую заверили простой или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Требования к образу документа:

  • Отсканированная версия предоставляется в масштабе 1:1, выполняется в ч/б варианте или сером цвете. В цветном варианте скан предоставляется, если в нем содержатся цветные иллюстрации или текстовые фрагменты, имеющие значение для рассмотрения дела.
  • Должны присутствовать признаки подлинности: печать, подпись заявителя либо контрагента в договоре и т.д. На каждое вложение делается отдельный скан. Название файла прописывается с возможностью быстрой его идентификации: например, «Договор купли-продажи от 12.02.2013. 4 листа»
  • Размер электронного документа – не выше 30 Мб, сам документ подается в PDF с отсутствием защиты от копирования и печати. Файл PDF не должен содержать мультимедийных фрагментов или элементов на языке программирования.

Электронный документ – тип документа, изначально созданный в электронной форме без бумажного «аналога». Также подписывается с использованием КЭП. Помимо требований, аналогичных требованиям к электронному образу, к электронному документу «прилагаются» дополнительные условия:

  • Файлы, прилагающиеся к обращению, предоставляются в формате, в котором документы подписаны электронной подписью.
  • КЭП предоставляется в отдельном файле. Если документ подписывается несколькими участниками, на каждого пользователя КЭП оформляется отдельным файлом.

«Путь» подачи электронного документа в арбитражном процессе

Процесс подачи электронных документов в арбитражном судопроизводстве делится на четыре этапа:

  • В личном кабинете системы «Мой арбитр» выбирается вид обращения и арбитражный суд, куда направляются документы.
  • После выбора суда заполняется графа с процессуальным положением лица: истец, ответчик и т.д. Также заполняется раздел с данными физлица либо организации.
  • К заполненной форме прикрепляются электронные документы и приложения.
  • Завершающим этапом станет получение в личный кабинет и на почту уведомления о поступлении документов в информационную базу. В уведомлении указывается дата и время поступления, в дальнейшем эти данные пригодятся для контроля процессуальных сроков. После отправки документов работники суда проверят соответствие представленных материалов и вышлют пользователю еще одно уведомление о том, приняты документы к производству либо нет.

Дальнейшее движение отслеживается в личном кабинете сервиса «Мой арбитр». Также предлагаем к просмотру полезный вебинар от XSUD на тему «Электронный документооборот в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов», в котором данная тема раскрывается более детально. доступно по ссылке.  Скачать презентацию вебинара можно здесь.

Если дело направлено на повторное рассмотрение, ушло в апелляцию или кассацию и т.д.

, для юриста целесообразнее использовать XSUD – сервис, позволяющий объединить дела, находящиеся в производстве, в единую картотеку и загружать актуальную информацию из системы Kad.arbitr в любой момент.

Объединение дел в единую картотеку сокращает временные затраты на ведение каждого дела, позволяя одновременно контролировать несколько процессов.

fНачать работу в XSUD

Источник: https://xsud.ru/news/elektronnyiy-dokumentooborot-ego-osobennosti-i-preimushhestva-v-sudoproizvodstve

Судебное делопроизводство. Инструкция по судебному делопроизводству

Структура документооборота в суде

Под судебным делопроизводством в общем смысле понимают регулируемую нормами права деятельность, связанную с регистрацией, учетом, оборотом дел и прочих материалов в суде. Оно включает в себя справочно-информационный поиск, а также контроль исполнения актов, их подготовку к дальнейшему использованию и хранению.

Значение деятельности

Надлежащая организация судебного делопроизводства обеспечивает эффективность правосудия. Необходимо понимать, что от того или иного документа, принятого инстанцией, может зависеть дальнейшая судьба человека. Потеря материалов, несвоевременное исполнение актов, направление их ненадлежащим субъектам влекут нарушение интересов и прав организаций и граждан.

Отличительные черты

Организация судебного делопроизводства направлена на соблюдение процессуальных норм, исполнение постановлений, решений, определений. Она обеспечивает уважительное отношение к гражданам и юрлицам, обращающимся в инстанции.

Требования по созданию, обработке, использованию судебных материалов основываются на положениях УПК, АПК, ГПК, КоАП.

В указанных нормативных актах закреплены ключевые правила, регулирующие структуру документов суда, обязательные реквизиты актов, порядок движения дел в зависимости от категории, правила и сроки рассмотрения, а также особенности исполнения.

ГОСТ

В процессе организации и при непосредственном ведении судебного делопроизводства учитываются общие требования, предъявляемые к обычному документообороту. Они закрепляются в ГОСТ Р 6.30-2003.

Госстандарт действует в отношении организационно-распорядительной документации, относящейся к унифицированной системе. В ее состав входят, в частности, решения, постановления, акты, протоколы, приказы и прочие документы, включенные в ОКУД (Общероссийский классификатор).

В стандарте установлены требования к:

  • оформлению реквизитов (с указанием перечня основных из них);
  • бланкам и содержанию документов;
  • изготовлению, учету, хранению, использованию бланков с Государственным гербом РФ, гербами субъектов.

Данные требования распространяются и на документы, находящиеся в обороте судебных инстанций.

Нормативная база судебного делопроизводства в районном суде

Ключевым нормативно-методическим актом, регламентирующим порядок организации и ведения документооборота в указанных инстанциях, является Инструкция. Ее положения применяются с учетом предписаний процессуальных кодексов.

Утверждена Инструкция по делопроизводству Судебным департаментом в 2003 г.

В ней закреплены:

  1. Правила учета и ведения документов.
  2. Требования по оформлению процессуальных и прочих актов.
  3. Правила хранения и передачи документации в архив.

Положения Инструкции по судебному делопроизводству направлены на обеспечение надлежащего порядка передачи и оборота материалов в структуре районных судов. Предписания распространяются и на бумажные документы, и на акты, созданные с помощью компьютерной техники.

Делопроизводство в ВС РФ

Оно осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Председателя ВС № 32-П от 2015 г. Это достаточно объемный документ, в котором регламентированы все аспекты работы с документами.

Согласно типовой Инструкции по делопроизводству, функционирование единой системы документационного обеспечения работы Суда основывается на современных технологиях. При организации документооборота используются инновационные программно-технические средства.

Учет и регистрация входящих/исходящих бумаг, внутренних организационно-распорядительных актов осуществляется в АИС (автоматизированной информсистеме).

В подразделениях Верховного суда судебное делопроизводство возлагается на уполномоченных сотрудников. Права и обязанности этих работников определяются должностными регламентами. При этом ответственность за организацию документооборота в подразделениях возлагается на их руководителей.

В типовой Инструкции по делопроизводству закреплен общий порядок ведения секретных дел.

Согласно нормативному акту, эта деятельность осуществляется Первым отделом ВС совместно с соответствующими подразделениями.

Обработка секретных данных, разработка и создание документов, содержащих их, а также их копий производится на защищенном техническом оборудовании, установленном в режимных помещениях.

Общие правила документооборота в районных судах по уголовным делам

Согласно Инструкции по судебному делопроизводству, а также в соответствии со ст. 227 УПК, судья по поступившим материалам принимает одно из решений:

  1. Направить дело по подсудности.
  2. Назначить предварительное слушание.
  3. Назначить заседание.

Принять решение судья должен в течение 30 суток с даты поступления материалов.

Информация по производствам с постановлением, вынесенным судьей в ходе подготовительной процедуры, сообщается в отдел судебного делопроизводства не позже следующего дня (рабочего). Уполномоченный сотрудник вносит в учетно-статистическую карточку (ф. № 5) отметки о принятом решении.

Судьей должна быть определена категория дел, по которой материалы будут учтены в статистическом отчете. Копия постановления направляется прокурору, потерпевшему и обвиняемому.

При направлении материалов по подсудности, дело и сопроводительное письмо к нему отправляются адресату. Одновременно уведомляется и прокурор, который направил дело. В форме № 5 делается соответствующая отметка. Копии сопроводительного письма и решения хранятся в наряде № 15.

Судебное делопроизводство Московского областного суда

Оно регламентируется Инструкцией, утвержденной Приказом Судебного департамента при ВС РФ № 161 от 15.12.2004. Необходимо сказать, что положения этого документа распространяются на все верховные судебные органы городов фед. значения, краев и областей (автономных в том числе), республик.

В связи с тем, что во всех инстанциях активно используются электронные информационные системы, следует подробнее остановиться на особенностях документооборота в ГАС (государственной автоматизированной системе) “Правосудие”.

Подача документов в рамках гражданского, уголовного, административного производства осуществляется по правилам, утвержденным приказом Судебного департамента № 251. Для направления информации заинтересованное лицо заполняет специальную форму, размещенную на сайте суда.

В случае отсутствия в электронном обращении обязательных сведений оно будет считаться поданным с нарушением установленного порядка. Об этом заявитель извещается электронным сообщением или другим способом.

Проверка правильности оформления электронных документов возлагается на уполномоченного сотрудника аппарата суда. Этот работник обязан не менее 2-х раз в течение дня проверять подсистемы ГАС.

После проверки в личный кабинет заявителя в тот же день отправляется уведомление о принятии либо отклонении обращения. В последнем случае в обязательном порядке указываются причины непринятия заявления. Если для этого отсутствует техническая возможность, ответ направляется на электронный адрес заявителя или направляется ему другим способом.

После совершения операций по проверке поступившей документации уполномоченный работник аппарата суда осуществляет перенесение обращений на бумажные носители.

Особенности извещения сторон

При наличии подтверждения о надлежащем уведомлении органов местной и госвласти, других организаций и структур, выступающих участниками процесса, о времени и месте заседания эти лица могут извещаться о слушании или производстве отдельного действия посредством размещения соответствующих сведений на сайте суда. Если у указанных субъектов отсутствует техническая возможность получить такое сообщение, по их ходатайству уведомление направляется иным способом без использования Интернета.

Дополнительно

Размещение сведений о принятии иска к производству, месте, времени заседания либо осуществлении процессуального действия осуществляется уполномоченным сотрудником аппарата суда не позднее срока, предусмотренного в 3 части 113 статьи ГПК. По делам с сокращенным периодом рассмотрения извещение публикуется за три дня до даты слушания или выполнения соответствующего действия.

Что касается сведений о принятии к производству административного иска, представления или жалобы, то они размещаются на сайте суда за 15 дней до начала заседания, если другое не установлено в КАС.

Информация, опубликованная на официальном портале инстанции о движении дела, в том числе предоставленная его участникам в рамках режима ограниченного доступа, должна совпадать с данными, содержащимися в ГАС “Правосудие”.

Источник: https://FB.ru/article/331331/sudebnoe-deloproizvodstvo-instruktsiya-po-sudebnomu-deloproizvodstvu

Адепт в юриспруденции
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: